Stadsbestuur Diest verplicht digitale registratie van publieke evenementen
Het stadsbestuur in Diest wil dat organisatoren van evenementen met een publiek karakter een uniform digitaal registratieplatform gebruiken in het kader van de COVID-19 maatregelen. Dit platform is gratis. De verplichting geldt al sinds vorige week, vanaf 1 oktober 2020.
Evenementen met een publiek karakter is een erg ruim begrip. Het kan een voetbalwedstrijd zijn maar ook een toneelvoorstelling en zelfs de wielerclub die op zondag een ritje gaat maken als daarbij ook niet-clubleden kunnen aansluiten.
Schepen van Smart City Maurits Vande Reyde ziet vooral voordelen op het vlak van efficiëntie en privacy. “Nu liggen de gegevens van de deelnemers vaak gewoon te grabbel op papieren formulieren”, zegt de schepen.
Registratie via een QR-code en GDPR-proof gegevensbewaring
Organisatoren hebben overigens geen andere keuze dan te opteren voor de digitale tool. Als een organisator, via het veiligheidsoverleg, toelating vraagt om een event met publiek karakter te laten doorgaan, moeten ze de ingevulde versie van de eventscan voorleggen samen met het bewijs dat ze geregistreerd zijn op dit platform. Vanaf dan is het de verantwoordelijkheid van de organisator om dit te gebruiken.
Nadat een evenement geregistreerd is via het online platform, krijgt de organisator een QR-code toegezonden via mail. Aan de hand van deze QR-code moeten bezoekers zich registreren. Mensen die niet over een toestel beschikken om een QR-code te scannen kunnen zich melden bij de organisatie. Die kunnen dan de digitale registratie aanmaken.Na registratie worden de gegevens automatisch 14 dagen bewaard in een afgeschermde online database volgens de regels van de GDPR.
Voor organisatoren is de tool een handig hulpmiddel. Zij moeten immers niks meer ondernemen voor de dataregistratie. De tool houdt alle gegevens bij in een veilige online database, maar die is niet gelinkt aan testresultaten. Als er, bijvoorbeeld via contact-tracing een positieve test opduikt, wordt er contact opgenomen met het stadsbestuur. Die zorgen ervoor dat de betrokken organisator of zaakvoerder op de hoogte is.
